Процессы

Свяжите этапы работы, необходимые данные и решения сотрудников

Разложите работу на этапы, задайте необходимые материалы и связи между исполнителями. Независимые проверки могут идти параллельно, а зависимые — начинаться после готовности нужного результата. На каждом шаге сотрудник может ответить на вопрос, проверить результат или вернуть его на доработку.

Посмотреть в работе

01 / 04

Маршрут нескольких подразделений

От спорной партии — к обоснованной претензии

ОТК подтверждает дефект, финансовый специалист рассчитывает потери, юрист разбирает договорные основания. На доске связаны сбор доказательств, заключения и исполнение: видно, какая работа готова и какое решение требуется для продолжения.

02 / 04

Решение по результату

Проверьте сумму претензии и документы

В задании открыт конкретный расчёт по рекламации. Ответственный проверяет состав потерь и документы, принимает эту версию либо возвращает её с замечаниями. Дальнейшая подготовка претензии опирается на результат рассмотрения.

03 / 04

Переход к действиям

Принятое решение становится подготовленным планом

Для следующего этапа собран список операций во внешних системах. Сотрудник рассматривает, какие записи и поручения будут созданы. Подтверждение относится к указанным операциям; затем их результаты можно использовать в дальнейшей работе.

04 / 04

Повторное рассмотрение

Исключите суммы без подтверждающих документов

В расчёте обнаружены потери без первичных документов. Замечание указывает, что исключить и какие основания предоставить. Исполнитель получает конкретное поручение, подготавливает следующую версию и возвращает её ответственному на проверку.

Задачи подразделений

12 процессов для работы вашей компании

Выберите близкий маршрут и настройте роли, источники, результаты этапов и точки принятия решений под свой регламент.

Договоры, продажи и деньги

От коммерческого условия и заявки на оплату до проверенных оснований для решения.

01 / Закупки

Выбрать поставщика и согласовать аванс

Исходные данные: Коммерческие предложения, история закупок в 1С, финансовая политика, договор и сведения о поставщике.

Ход работы

Аналитик сравнивает цену, отсрочку, логистику и полную стоимость закупки.
Финансист проверяет аванс и обеспечение, юрист — ответственность и условия поставки.
Координатор собирает заключения, разногласия и варианты решения для закупочного комитета.

Решение сотрудникаЗакупочный комитет выбирает поставщика; превышение лимита аванса рассматривает уполномоченный сотрудник.

Результат работы: Заключение по выбору, согласованные условия и перечень обязательств до размещения заказа.

02 / Коммерческая служба

Рассмотреть нестандартную скидку по сделке

Исходные данные: Сделка Битрикс24, состав заказа, себестоимость из 1С, правила скидок и договорные условия клиента.

Ход работы

ИИ рассчитывает экономику сделки с учётом скидки, отсрочки и стоимости исполнения.
Профильные исполнители разбирают отклонения от политики и готовят альтернативные условия.
Менеджер получает позицию для переговоров; изменение условий передаётся на согласование.

Решение сотрудникаКоммерческий директор утверждает условия в пределах своих полномочий или возвращает расчёт с замечаниями.

Результат работы: Принятая редакция условий с расчётом маржи и подготовленными изменениями для CRM.

03 / Юридическая служба

Провести договор через профильные проверки

Исходные данные: Проект договора, предыдущая редакция, корпоративная договорная позиция, техническое задание и замечания контрагента.

Ход работы

Юрист выделяет изменения, обязательства, спорные формулировки и сроки уведомления.
Финансы проверяют расчёты и обеспечение, технический специалист — предмет и критерии приёмки.
Из замечаний готовятся протокол разногласий, согласованная редакция и открытые вопросы.

Решение сотрудникаВладельцы условий рассматривают свои пункты; ответственный принимает комплект перед передачей на подписание.

Результат работы: Согласованная версия договора, протокол разногласий и сохранённые основания решений.

04 / Казначейство

Подготовить заявку на оплату к решению

Исходные данные: Счёт, договор, заявка подразделения, сведения о приёмке, лимиты бюджета и обязательства из 1С.

Ход работы

ИИ сопоставляет реквизиты, назначение платежа, договорные основания и подтверждающие документы.
Инициатор уточняет расхождения; финансовый специалист проверяет сумму, лимит и приоритет.
Для утверждающего собирается пакет: что оплачивается, на каком основании и какие вопросы остаются.

Решение сотрудникаУполномоченный сотрудник утверждает заявку либо возвращает её за недостающими основаниями.

Результат работы: Принятая заявка с документами и решением; банковское исполнение выполняется отдельным разрешённым действием.

05 / Бухгалтерия

Разобрать расхождения перед закрытием месяца

Исходные данные: Реестры отгрузок и оплат, УПД, акты, договоры и данные учётных систем за выбранный период.

Ход работы

ИИ сопоставляет операции по заказу и контрагенту, выделяет непарные записи и дубли.
Ответственные подразделения предоставляют первичку и пояснения по найденным расхождениям.
Бухгалтер получает обновлённый реестр с подтверждёнными основаниями и нерешёнными исключениями.

Решение сотрудникаБухгалтер проверяет правила сверки и принимает результат; корректировки учёта рассматриваются отдельно.

Результат работы: Проверенный реестр расхождений, комплект недостающих документов и перечень вопросов к закрытию.

Производство, качество и продукт

Связанные проверки снабжения, технологов, ОТК, финансов и продуктовой команды.

06 / Производство и снабжение

Согласовать замену сырья без потери требований

Исходные данные: Заказ на производство, остатки и партии из 1С, спецификация, сертификаты и обязательства перед клиентом.

Ход работы

Снабжение и ИИ подготавливают доступные варианты замены, резервирования и изменения графика.
Технолог и ОТК проверяют применимость материала; финансы оценивают изменение себестоимости.
После рассмотрения заключений готовятся обновлённый план и конкретные операции в учётной системе.

Решение сотрудникаОтветственный принимает вариант; согласование с клиентом включается в маршрут, если меняются его условия.

Результат работы: Принятый вариант замены с заключениями специалистов, сроками и планом разрешённых действий.

07 / Качество и претензионная работа

Обосновать рекламацию по спорной партии

Исходные данные: Документы поставки, идентификатор партии, протоколы ОТК, договор, фотографии и подтверждённые потери.

Ход работы

ИИ восстанавливает цепочку поставки и связывает дефект с документами конкретной партии.
Финансовый специалист рассчитывает потери, юрист проверяет договорные основания требования.
После принятия суммы готовятся претензия, приложения и план замены или урегулирования.

Решение сотрудникаКачество подтверждает дефект, финансовый директор рассматривает сумму, ответственный принимает пакет.

Результат работы: Претензия с принятой суммой, доказательствами и историей доработки спорных расчётов.

08 / Продуктовый офис

Проверить готовность запуска продукта или СТМ

Исходные данные: Требования сети, калькуляция, договор, испытания, план поставки, переписка и протоколы встреч.

Ход работы

Экономика, качество и договорные условия разбираются отдельными исполнителями на общих материалах.
Отсутствующие испытания, расхождения спецификации и ограничения сроков оформляются отдельными вопросами.
Координатор собирает паспорт запуска с контрольными точками, ответственными и блокирующими условиями.

Решение сотрудникаПродуктовый комитет рассматривает готовность; профильные сотрудники принимают результаты своих направлений.

Результат работы: Паспорт запуска, принятые заключения и список условий, которые нужно закрыть до первой поставки.

Команда и внутренние службы

Пакеты документов, доступы, поручения и результаты работы нескольких подразделений.

09 / Тендерный отдел

Подготовить заявку к проверке перед подачей

Исходные данные: Закупочная документация, технические требования, формы заказчика, сертификаты и расчёт предложения.

Ход работы

ИИ составляет матрицу требований и связывает каждый пункт с подтверждающим документом.
Технический специалист, юрист и финансист проверяют соответствие, условия и экономику предложения.
Недостающие материалы запрашиваются у ответственных; комплект собирается в согласованной редакции.

Решение сотрудникаОтветственный за участие принимает пакет перед подачей и рассматривает оставшиеся несоответствия.

Результат работы: Проверенная заявка, матрица соответствия и реестр открытых вопросов; подача на площадку — отдельное действие.

10 / Кадровая служба

Организовать выход нового сотрудника

Исходные данные: Согласованная роль, дата выхода, план адаптации, перечень оборудования и требуемых корпоративных систем.

Ход работы

ИИ готовит комплект поручений для кадров, ИТ, руководителя и наставника по выбранной роли.
Ответственные уточняют оборудование, рабочее место, обучение и состав необходимых доступов.
Руководителю передаются результаты подготовки и незакрытые вопросы к дате выхода.

Решение сотрудникаРуководитель подтверждает план адаптации; владельцы систем отдельно согласуют доступ сотрудника.

Результат работы: Принятый комплект подготовки к выходу, назначенные ответственные и проверяемые результаты поручений.

11 / ИТ и владельцы систем

Рассмотреть выдачу или пересмотр доступа

Исходные данные: Заявка, рабочая роль, список систем, действующие полномочия и принятые в компании правила доступа.

Ход работы

ИИ структурирует запрос: какая система, какое право, для какой задачи и на какой срок.
Руководитель и владелец системы проверяют необходимость; уточнения возвращаются инициатору.
После согласования исполнителю передаётся конкретный список изменений и ожидаемое подтверждение.

Решение сотрудникаДоступ утверждают назначенные владельцы; изменение выполняется сотрудником или через настроенную интеграцию.

Результат работы: Согласованная заявка, подтверждение исполнения и материалы для последующего пересмотра полномочий.

12 / Руководители и проектные команды

Довести решения встречи до принятых результатов

Исходные данные: Запись встречи, транскрибация, предыдущий протокол, документы проекта и связанные задачи в CRM.

Ход работы

ИИ выделяет договорённости, ответственных, сроки и спорные формулировки с опорой на реплики.
Участники уточняют проект протокола; из принятых решений формируются связанные задания.
Результаты поручений поступают на рассмотрение; замечания возвращаются исполнителям в контексте задачи.

Решение сотрудникаУчастники подтверждают формулировки; назначенный ответственный принимает результат каждого поручения.

Результат работы: Согласованный протокол, связанные задания и принятые результаты с материалами и замечаниями.

Возможности

Что сделать, на каких данных и кто принимает результат

Процесс задаёт, кто выполняет каждый шаг, какие данные нужны, что передаётся дальше и кто принимает результат. Доска и карточки заданий показывают ход работы и связанные материалы.

01 / Процессы

Этапы и ожидаемые результаты

Опишите регламент как последовательность этапов и заданий. Для каждого задания укажите ответственного, необходимые данные и результат, который нужен дальше.

Настроить команду исполнителей

Назовите этапы работы: Для этапа задаются название, описание, роль, входные данные и ожидаемый результат. Так задания группируются по фазам процесса.
Закрепите поручение за исполнителем: Для каждого задания укажите роль и инструкции. Его можно связать с конкретным этапом и ответственным исполнителем.
Задайте ожидаемый результат: Опишите, какой расчёт, заключение, файл или набор фактов должен быть подготовлен на шаге. Далее можно опираться на версию этого результата, а не на неопределённый статус.
Используйте доску и карточки: Доска процесса показывает ход выполнения; карточка задания раскрывает поручение, вопросы, материалы и состояние рассмотрения.

02 / Процессы

Материалы и их источники

Задайте, какие материалы нужны для конкретного задания и этапа. Укажите, что предоставляет сотрудник, что можно получить из приложения и что подготовлено на предыдущем шаге.

Подключить знания

Задайте обязательные материалы: Для задания укажите обязательные входные данные и этап, на котором они нужны. Отсутствующий документ нельзя заменить предположением.
Укажите, кто предоставляет данные: Для входа можно отметить, что его предоставляет сотрудник, получает система или готовит предыдущее задание.
Проверьте источник до запуска: При подготовке процесса можно выбрать файлы, приложения и результаты предыдущих заданий. Источник должен соответствовать конкретному обязательному входу.
Свяжите результат с его версией: Переданный файл связывается с запуском и конкретной редакцией. После изменения появляется новая версия, которую при необходимости рассматривают заново.

03 / Процессы

Параллельная работа и очередность

Связи показывают, какие задания могут идти независимо и где сначала нужен результат предыдущей работы. Условия одобрения и возврата задают контрольные точки процесса.

Связать роли и граф

Независимые проверки: Параллельные задания могут исследовать разные части вопроса, если необходимые материалы уже доступны. Это сокращает ожидание, сохраняя границы задач.
Передача результата: Следующий исполнитель получает результат предыдущего задания, связанный с конкретным запуском и версией. Это позволяет проверить, на чём основан дальнейший шаг.
Продолжение после одобрения: Можно ждать одобрения конкретной версии результата. Если результат изменён, прежнее решение не относится к новой версии.
Возврат на доработку и обработка ошибки: Задайте следующий шаг после замечания или ошибки. Исполнитель получает задачу на исправление, а не продолжает работу на старых данных.

04 / Процессы

Вопросы, проверка и возврат

Сотрудник может предоставить недостающие данные, проверить конкретный результат или вернуть его автору с замечаниями.

Посмотреть контроль доступа

Ответьте на блокирующий вопрос: Карточка задания показывает вопрос и ожидаемое состояние. Если вопрос блокирует шаг, работа ждёт ответа; если нет — рядом отражается допущение, на котором продолжилась работа.
Рассмотрите конкретную версию: Решение относится к запуску, файлу и его версии. В записи сохраняются проверяющий и обоснование.
Примите или верните с замечаниями: Доступные действия зависят от прав проверяющего и состояния результата. При возврате исполнитель получает основания для исправления.
Отделите приёмку от внешней записи: Принятый документ или расчёт — это решение по результату. Запись в корпоративную систему требует отдельного разрешённого действия и отдельной проверки его эффекта.

05 / Процессы

Материалы процесса и версии файлов

Общая рабочая область связывает файлы с авторами, заданиями и запусками. История версий помогает понять, какой вариант использовался на конкретном шаге.

Работать с документами

Файлы и папки процесса: Для материалов видны имя, источник, автор, размер и версия. В карточке можно посмотреть, кем и для какого шага создан файл.
История изменений файла: Для файла хранятся версии и время изменений. Это помогает отличить текущий вариант от того, с которым работало задание.
Связь с заданием или запуском: Файл можно привязать к заданию и конкретному запуску, чтобы проверить, какой материал использовался при подготовке результата.
Материалы и права исполнителей: Рабочая область учитывает доступ по ролям и собственным изменениям. Сам факт существования файла не означает, что любой участник может его читать или менять.

От записи встречи до принятого результата

Используйте транскрибацию как вход процесса: подготовить протокол, проверить обязательства, согласовать поручения и принять результат. Человек уточняет спорные формулировки до исполнения.

Сценарии транскрибации

Для российского бизнеса

Свяжите сбор данных, проверки и согласования.

Например, ИИ собирает документы поставщика, финансовый аналитик рассчитывает стоимость, юрист проверяет договор, сотрудник согласует условия. На доске видно состояние заданий и то, что мешает перейти к следующему шагу.

Задания исполнителям

Укажите, кто проверяет экономику, качество и договор. Каждому исполнителю назначьте инструкции, материалы и инструменты.

Документы для проверки

Передавайте сотруднику расчёт и исходные документы. Он может принять результат, запросить сведения или вернуть работу с конкретным замечанием.

Условия следующего шага

Укажите, какие задания должны завершиться или пройти проверку. Подтверждение записи в корпоративную систему настраивается отдельно от приёмки документа.

Настройки под вашу компанию

Этапы: Название, порядок, роль, вход и ожидаемый выход каждой стадии.
Исполнители и роли: Поручения, инструкции и привязка ответственного к заданию.
Обязательные материалы: Кто предоставляет данные: сотрудник, система или предыдущее задание; на каком этапе они нужны.
Очередность заданий: Передача результатов, ожидание одобрения, возврат на доработку и действия после ошибки.
Условия старта: Ручной старт или запуск по событию в рамках настроенной системы.
Участие человека: Блокирующие и неблокирующие вопросы, ответ на вопрос и роли проверяющих.
Правило приёмки: Кто рассматривает конкретную версию, какие решения доступны и что фиксируется как основание.
Материалы: Файлы, версии, связи с задачами и доступ участников рабочей области.

Описанные маршруты настраиваются под регламент компании и доступные интеграции. Решения сотрудников, приёмка документов и разрешение на изменение 1С, CRM или других систем задаются отдельно. Юридическое подписание, банковский платёж и подача заявки требуют соответствующего исполнителя и канала.

Вопросы

Перед началом работы

Процесс — это то же самое, что команда агентов?

Нет. Команда задаёт роли и ресурсы исполнителей. Процесс задаёт этапы, входы, зависимости и точки рассмотрения результата.

Можно запустить независимые проверки одновременно?

Да, если между заданиями нет блокирующей зависимости и для каждого доступны обязательные входы. Связи показывают, что именно ждёт следующий шаг.

Как процесс обрабатывает отсутствующие данные?

Для обязательного материала укажите, кто его предоставляет: сотрудник, система или предыдущий этап. Если нужен ответ сотрудника, работа ждёт его.

Одобрение распространяется на новые изменения файла?

Нет. Решение относится к конкретной версии файла и запуску. Изменённую редакцию нужно рассмотреть отдельно.

Может ли ИИ сам принять результат?

Решение по результату принимает назначенный проверяющий. Ответ агента и решение сотрудника — разные вещи.

Что сохраняется в рабочей области?

Файлы и папки с авторами, источниками, версиями и привязками к заданиям или запускам. Доступ зависит от роли и разрешений.

Гарантирует ли принятие документа запись в 1С?

Нет. Приёмка документа и действие во внешней системе — разные шаги. Для записи необходимы разрешённое подключение и отдельное подтверждение, если оно требуется политикой.

Свяжите этапы работы, необходимые данные и решения сотрудников

От спорной партии — к обоснованной претензии

Проверьте сумму претензии и документы

Принятое решение становится подготовленным планом

Исключите суммы без подтверждающих документов

12 процессов для работы вашей компании

Договоры, продажи и деньги

Выбрать поставщика и согласовать аванс

Рассмотреть нестандартную скидку по сделке

Провести договор через профильные проверки

Подготовить заявку на оплату к решению

Разобрать расхождения перед закрытием месяца

Производство, качество и продукт

Согласовать замену сырья без потери требований

Обосновать рекламацию по спорной партии

Проверить готовность запуска продукта или СТМ

Команда и внутренние службы

Подготовить заявку к проверке перед подачей

Организовать выход нового сотрудника

Рассмотреть выдачу или пересмотр доступа

Довести решения встречи до принятых результатов

Что сделать, на каких данных и кто принимает результат

От записи встречи до принятого результата

Свяжите сбор данных, проверки и согласования.

Задания исполнителям

Документы для проверки

Условия следующего шага

Настройки под вашу компанию

Перед началом работы

Продолжите сценарий

Разберём вашу задачу